Každý z nás se alespoň jednou ocitne v průběhu svého pracovního života na složité křižovatce a zjistí, že neví, jak dál. Těžká životní rozhodnutí, ztráta zaměstnání a strach z nejisté budoucnosti, rekvalifikace, nové začátky. Pro nikoho nejsou tyto změny jednoduché, a proto máme tendenci je odkládat. V LHH jsme zde pro vás a děláme vše proto, abyste toto břímě nemuseli nést na svých bedrech sami. V následujícím článku si ukážeme, co nás v životě nutí odkládat důležité úkoly na později a proč je vlastně v pořádku, že se nám do složitých rozhodnutí nechce. Seznámíme vás s pojmem prokrastinace.
Prokrastinace jako součást každého z nás
Proč je prokrastinace tak fascinující úkaz? Je to proto, že tento frustrující, úzkostlivý monolog, který se odehrává někde v našem nitru, zažívá do jisté míry každý z nás. Všichni jsme připraveni plnit své každodenní úkoly a termíny, uvědomujeme si, že se musíme neustále zdokonalovat a posouvat dále. I přesto v nás všech dříme malý „skřítek prokrastinace“, který nám neustále našeptává a svádí nás kontrolovat facebook, instagram, případně si jít uvařit další šálek čaje.
Nemusíte se proto cítit provinile a řadit se do škatulky „špatný zaměstnanec“. Není to slabá vůle, která vás nutí prokrastinovat. Je to lidský mozek, který je k této činnosti biologicky navržen. Dokonce i holubi raději udělají všechnu práci později než menší sousto práce hned teď. Není to zdaleka jen důsledek našeho životního stylu, moderní doby a technologických rozptýlení.
Nepřetržitý souboj ve vaší mysli
Vědci vysvětlují prokrastinaci jako boj mezi dvěma částmi mozku, když čelíme nepříjemné činnosti nebo úkolu: Je to boj limbického systému (nevědomé zóny, která zahrnuje centrum potěšení, emocí a strachu) a prefrontální kůry (mnohem nověji vyvinutá část mozku, která je v podstatě vaším vnitřním „plánovačem", manažerem a organizátorem).
Prokrastinace představuje vítězství limbického systému. Rozhodneme se vyhnout krátkodobému nepohodlí, a to mnohdy na úkor dlouhodobého cíle. Teprve blížící se neodvratný termín vyburcuje limbický systém k akci – strach nás požene k usilovné práci na daném úkolu. Čím blíže je termín, tím se naše motivace dokončit úkol zvyšuje. Bohužel se tak mnohdy děje v okamžiku, kdy je na dokončení úkolu pozdě.
Teorie časové motivace
Nejnovější časová teorie, která se zabývá otázkou PROČ prokrastinujeme, se nazývá teorie časové motivace. Obsahuje tři hlavní komponenty:
velikost odměny za vykonání dané práce,
termín odevzdání dané práce,
individuální přístup k danému úkolu – je daná práce příjemná, nebo nevyhnutná?
Následující graf ukazuje, jak se motivace studenta k napsání eseje přebíjí s motivací ke společenským aktivitám. Vidíme, že méně příjemný úkol se stává motivační až s blížícím se termínem odevzdání. A nyní zkuste psaní eseje nahradit jakýmkoli úkolem, kterému se vyhýbáte, a společenský život jakýmkoli lákavým rozptýlením. Poznáváte se v našem obrázku?
Existuje několik faktorů, které zvyšují tendenci k prokrastinaci. Chcete-li snížit prokrastinaci na pracovišti, měli byste se nejprve pokusit přehodnotit komunikaci, strukturu a povahu zadávaných úkolů. Úkoly, které jsou málo autonomní, frustrující nebo nudné, budou na seznamu prokrastinace nejvýše. Následně si také ukážeme, jak zvýšit autentičnost vaší práce u úkolů, u kterých vám pravděpodobně chybí.
Prokrastinace je zvyk
Pochopení těchto myšlenkových pochodů nám sice pomáhá odhalit příčiny naší tendence k neustálému odkládání věcí na později, samo o sobě však zvyk nevyléčí. Ukazuje se, že jedním z nejlepších řešení, jak bojovat s prokrastinací, je snaha ji přelstít. Svůj mozek můžete nastavit tak, aby na nepříjemný úkol reagoval jinak. Jak je to možné? Pomocí všímavosti neboli mindfulness.
Nenechte se však odradit tímto módním slovem – mindfulness můžete začít praktikovat kdekoli a kdykoli jednoduše tím, že se pokusíte plně si uvědomit, co se v danou chvíli děje kolem vás (i ve vás). Tento akt, kdy se zajímáte o pocity, které zažíváte v důsledku spouštěče X nebo Y (např. mám hlad; nechci poslat tento e-mail; blízkost tohoto člověka mě znervózňuje), je klíčem k omezení úzkosti a přerušení negativních smyček návyků jako je prokrastinace.
"Naše mysl se učí prostřednictvím učení založeného na odměnách. Paradoxně [mindfulness] zasahuje přímo do procesu založeného na odměňování a pomáhá nám z něj vystoupit," říká doktor Judson Brewer, ředitel výzkumu a inovací v Mindfulness Center na Brownově univerzitě.
"Standardní smyčka návyku je: spouštěč, chování, odměna. Je nastavena pro přežití: vidíte jídlo, sníte jídlo, žaludek vyšle do mozku dopaminový signál, co jste snědli a kde jste to našli. Ale totéž pohání úzkost a obavy - a prokrastinaci. Je to nastaveno jako smyčka návyku."
Prokrastinace jako selhání seberegulace
V případě prokrastinace jsou to však emoce, které řídí chování. Projekt nebo úkol je spouštěčem vašich negativních emocí. Tyto negativní emoce jsou vnímány v části mozku, která je zodpovědná za pocit bolesti. Z biologického hlediska se tedy budete chovat tak, abyste se vyhnuli bolesti (tj. danému úkolu). Úspěšné vyhýbání se bolesti vám přináší úlevu, což je krátkodobá odměna. Tento přístup popisujeprokrastinaci jako selhání seberegulace - preference krátkodobého uspokojení na úkor dlouhodobých cílů.
"Protože je spouštěč nepříjemný, vyhýbavé chování způsobí, že tato nepříjemnost dočasně zmizí díky této krátkodobé úlevě, která pak prokrastinační cyklus dále prohlubuje," říká Dr. Brewer.
Jako vhodné řešení, jak přerušit tamní smyčku návyků, můžeme použít právě techniku všímavosti. Nejde jen o efektní mantry a meditaci, s nimiž ji velká část lidí spojuje. Mindfulness znamená "naladění se" na to, jak se cítíte v přítomnosti. Díky tomu snáze rozpoznáte potenciální spouštěče a získáte plnou kontrolu nad reakcí, kterou jste se rozhodli učinit.
"Můžeme se vlastně naučit nahradit prokrastinaci zvědavostí," říká Dr. Brewer. "Mindfulness nám umožňuje uvědomit si [pozitivní] výsledky, které naše práce skutečně přináší."
Vyzkoušel jsem mindfulness – nefunguje to
Představme si situaci, že jste skutečně vyzkoušeli mindfulness, naladili jste se na své pocity a opravdu si uvědomujete, jaké výhody vám přinese, když svou práci uděláte právě teď. Víte, jakou získáte odměnu, pokud se budete učit a zvládat práci v termínu. Nedokáže vás to však namotivovat natolik, abyste to zkusili znovu. Prostě se k tomu nedokážete přimět. I tyto negativní emoce jsou řízeny a naučeny stejně jako strach ze samotného úkolu. Vaší automatickou reakcí je se úkolům i nadále vyhýbat.
Pomodoro – jak si rozvrhnout pracovní čas
Naší druhou radou, jak se s touto prací vypořádat, je technika Pomodoro, jejímž průkopníkem byl v 80. letech Francesco Cirillo. Tato technika se zakládá na rozdělení dne do 25minutových intervalů, po nichž následuje 5minutová přestávka, během níž si užijete libovolnou odměnu.
I v tomto případě je jedním z hlavních principů techniky Pomodoro uvědomělé myšlení (neboli mindfulness). Zastavení, zhodnocení a rozdělení práce do 25minutových úseků. V průběhu každého intervalu se soustředíte VÝLUČNĚ na stanovený úkol. Technika odstraňuje rozptylování, které je přítomné na noteboocích s nepřetržitými e-maily, přístupem k sociálním médiím a přepínáním mezi seznamy úkolů (a zvedání mobilních telefonů). Odstraněním těchto rušivých vlivů a uvědoměním si, že se soustředíte jedině na určené úkoly, dokáže vaše mysl prozřít a vy budete schopni pracovat mnohem efektivněji.
Další výhodou techniky Pomodoro je změna způsobu myšlení (mindset), se kterým přistupujete k plnění úkolů. Prokrastinujeme u úkolů, které se nám dělat nechtějí nebo které dělat musíme. Každý den si ale můžeme vybrat, které úkoly v daný den splníme, čím zvýšíme autentičnost naší práce. Tím, že si na práci stanovíte pouhých 25 minut, se také vyhýbáte stanovení cíle, jenž bude měřený pokrokem, který v dané práci chcete dosáhnout. Pouze se rozhodnete, že na něm strávíte 25 minut. Kolik výkonu stihnete, tolik stihnete. Možná se vám tato obávaná práce dokonce začne líbit. Možná byl vždy problém jen začít.
A v neposlední řadě důležitost ODMĚNY na konci pomodora. Pokud víte, že vás na konci každého 25minutového intervalu čeká příjemná odměna, sníží se tím pokušení odbíhat jakýmkoli způsobem stranou. Náš mozek miluje ocenění, proto se ujistěte, že tuto složku nezanedbáváte na úkor „zvýšené produktivity". Nezapomeňte – s principem Pomodoro běžíte maratonskou vzdálenost, ne jen krátký sprint.
Kolik toho můžete stihnout za 25 minut?
Dr. Brewer radí – zkuste jednou udělat svou práci včas (nebo alespoň včas, pokud je to jediné, na co se zmůžete – každý začínáme jinde), bez jakýchkoli prodlení. Pravděpodobně se stane toto:
„Uděláte práci, vypnete telefon a místo multitaskingu se budete zcela věnovat mono-taskingu," říká. „Pak si prostě všimněte, jaký je to pocit, když to máte hotové - je to skvělý pocit."
Až budete příště odkládat nějaký hrozící úkol, zkuste se zastavit a zaměřte se na své pocity (úzkost, zakřiknutost, otrávenost, nudu?) při pomyšlení na jeho plnění. Nastavte si 25minutový časovač, po jeho skončení si vychutnejte krátkou odměnu a všimněte si rozdílu v tom, jak se díky tomuto časově zaměřenému přístupu cítíte (dokonale, hrdě, psychicky lehčeji). Pravděpodobně nebude trvat dlouho, než se stanete závislí na této nové smyčce pozitivních návyků, a nainstalujete si Pomodoro na svůj počítač. Já už ho tam mám, a díky několika 25minutovkám čtete i tento článek.
Zdroje
Blunt, A. K., & Pychyl, T. A. (2000). Task aversiveness and procrastination: A multi-dimensional approach to task aversiveness across stages of personal projects. Personality and Individual Differences, 28, 153–167.
Mazur, J. E. (1998). Procrastination by pigeons with fixed-interval response requirements. Journal of the Experimental Analysis of Behavior, 69, 185–197.
Nöteberg, S., Cirillo, F. and Kniberg, H., n.d. Pomodoro technique illustrated.
Seaver, M. and Spencer, A., 2021. This Is What Happens to Your Brain When You Procrastinate. [online] Real Simple. Available at: <https://www.realsimple.com/work-life/life-strategies/time-management/procrastination> [Accessed 9 September 2021].
Tuckman, B. and Schouwenburg, H., n.d. Behavioral Interventions for Reducing Procrastination Among University Students. Counseling the procrastinator in academic settings., pp.91-103.
Zhang, S., Liu, P. and Feng, T., 2019. To do it now or later: The cognitive mechanisms and neural substrates underlying procrastination. WIREs Cognitive Science, 10(4).